Huishoudelijk Reglement

Rechten en verplichtingen van de leden

In de KNLTB Statuten is aldus vastgelegd:'Senioren: degenen die voor de eerste januari van enig bondsjaar de zeventienjarige leeftijd hebben bereikt. Junioren: degenen die voor de eerste januari van enig bondsjaar de zeventienjarige leeftijd niet hebben bereikt.'

Jeugdleden worden dus Senior in het jaar dat zij 18 jaar zijn.

Artikel 1
Van het moment af dat een persoon is geaccepteerd als lid, is deze persoon gehouden aan de Statuten, dit Huishoudelijk Reglement, alsmede aan alle andere reglementen en bepalingen van de vereniging.
Artikel 2
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het geldende baan- en/of afschrijfreglement zowel als aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van bestuursleden en commissieleden.
Artikel 3
De kleding, die de leden tijdens het beoefenen van de tennissport op de banen van de vereniging dragen, dient in overeenstemming te zijn met de voorschriften van de KNLTB en de gangbare normen.
Artikel 4
De leden zijn verplicht adreswijzigingen binnen 14 dagen aan de ledenadministratie op te geven.
Artikel 5
De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd het entreegeld, te voldoen door betaling aan de penningmeester uiterlijk 1 februari van het betreffende verenigingsjaar. De per lid verschuldigde bijdrage aan de KNLTB en/of andere bonden waarbij de vereniging is aangesloten maakt deel uit van het bedrag van de contributie.

Personen die na 31 maart lid worden, dienen na acceptatie binnen 14 dagen hun contributie te betalen. Zolang het verschuldigde bedrag niet is voldaan, ontvangt men geen label en is men niet speelgerechtigd. Leden die na 1 september lid worden betalen geen contributie meer voor het lopende jaar wel moeten zij binnen 14 dagen de contributie voor het komende jaar betalen.
Artikel 6
Het bestuur kan leden, die 14 dagen na een schriftelijke aanmaning tot betaling van hun contributie of andere schulden aan de vereniging deze nog niet hebben voldaan, het lidmaatschap van de vereniging opzeggen. De verplichting tot betalen blijft echter normaal gehandhaafd. Eventuele kosten van invordering door bemiddeling van een incassobureau en/of langs gerechtelijke weg komen ten laste van het betreffende lid.

Het bestuur is gerechtigd hun namen in het cluborgaan en/of in het clubhuis te vermelden en aan de KNLTB en/of aan zusterverenigingen bekend te maken, onverminderd het recht om de in gebreke gebleven leden in rechte aan te spreken.

Aansprakelijkheid

Artikel 7
De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor zaken of goederen, van welke aard ook, van leden en derden die zich op of nabij de tennisbanen, kantine, kleedkamers of parkeerplaats bevinden.
Artikel 8
Alle schade, die door leden aan de eigendommen van de vereniging wordt toegebracht of mede veroorzaakt, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald, deze dient daarna zo spoedig mogelijk te worden vergoed aan de TennisVereniging. Bestuursverkiezing
Artikel 9
Bestuursleden kunnen uitsluitend tijdens en door de algemene vergadering worden gekozen.
Artikel 10
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap voor een periode van 4 jaar te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem.
Artikel 11
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Ingeval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Indien een lid van het bestuur verhinderd is zijn functie waar te nemen, moet hiervan onmiddellijk kennis worden gegeven aan de voorzitter of diens plaatsvervanger.
Artikel 12
De voorzitter is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur. Hij kan - indien hij dit wenst - alle uitgaande stukken van de vereniging mede ondertekenen. Hij heeft toegang tot alle vergaderingen van commissies, die door het bestuur of de algemene vergadering zijn ingesteld. Deze commissies dienen hem van haar vergaderingen op de hoogte te stellen.
Artikel 13
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen; presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur; de bezittingen en schulden van de vereniging. Van de onder 1. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.
Artikel 14
Het aftreden van bestuursleden wordt door middel van een rooster geregeld, rekening houdende met een zodanige samenstelling van functies dat continuïteit van bestuur is gewaarborgd. De aftredende is echter weer terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende - inbegrepen tussentijds ontstane vacatures - geschieden in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Bestuursvergadering
Artikel 15
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging of per e-mail aan ieder bestuurslid, tenminste 4 dagen vóór de vergaderdatum. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 16
De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 17
Bestuursbesluiten kunnen slechts worden genomen, indien tenminste twee leden van het dagelijks bestuur ter vergadering aanwezig zijn, en wel bij meerderheid van stemmen. Ieder bestuurslid kan één stem uitbrengen. Het stemrecht kan niet bij machtiging worden uitgeoefend. Bij het staken der stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 18
Bestuursbesluiten worden zo nodig ter kennis van de leden gebracht door aanplakken in het clubhuis en/of publicatie in het cluborgaan, via de website van de T.V.E. of op andere wijze. Bestuursbesluiten, die schriftelijk aan de leden der vereniging zijn doorgegeven, zijn bindend voor deze leden tot het moment, waarop het bestuur zijn besluit herroept of wijzigt, of de algemene vergadering anders beslist. Bestuurstaken
Artikel 19
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
Artikel 20
De voorzitter heeft onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden: de zorg voor het nakomen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en eventuele andere reglementen de vereniging betreffende, als wel voor de tenuitvoerlegging van besluiten van de bestuurs- en algemene vergaderingen; het leiden van bestuurs- en algemene vergaderingen, tijdens welke hij een discussie mag beëindigen tenzij de meerderheid voortzetting wil; het tezamen met de secretaris door ondertekening doen vaststellen van het jaarverslag van de vereniging, als wel de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen; het tezamen met de betrokken andere bestuursleden doen sluiten van jaarcontracten, overeenkomsten of eventuele dienstverbanden het vertegenwoordigen der vereniging in contacten met de bond en het district der bond, als wel bij alle zich voordoende gelegenheden.
Artikel 21
De secretaris heeft onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden: a. het voeren van alle correspondentie van de vereniging; b. het zorgdragen dat de presentielijst van algemene vergaderingen is ingevuld; c. het notuleren van alle bestuurs- en algemene vergaderingen; d. het tezamen met de voorzitter door ondertekening doen vaststellen, eventueel wijziging en/of aanvulling, van de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen; e. het opstellen van een jaarverslag, dat tijdens de voorjaarsjaarvergadering, eventueel met wijzigingen en/of aanvullingen, door ondertekening samen met de voorzitter wordt goedgekeurd. f. het zorgdragen dat alle leden periodiek worden geïnformeerd via het publicatiebord, het cluborgaan of de website; g. het introduceren van nieuwe leden; h. het bewaren van alle kopieën van stukken die door het bestuur zijn verzonden, alsmede de verzorging van het verenigingsarchief; i. het zorgdragen dat de ledenadministratie en de eventuele wachtlijst worden bijgehouden; j. het bijhouden van het rooster van aftreden van bestuursleden. Genoemde werkzaamheden kunnen volledig of voor een gedeelte worden overgedragen aan de voorzitter, een tweede secretaris en/of één van de leden van de vereniging.
Artikel 22
De penningmeester heeft onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden: het beheer over alle gelden en waarden van de vereniging, waarvan hij overzichtelijk en naar de wettelijke bepalingen boek houdt; het persoonlijk aansprakelijk zijn voor alle gelden en waarden die hij beheert, tenzij hij overmacht kan aantonen; het zorgdragen dat alle gelden, waaronder entreegelden, contributies, kantineopbrengsten en inkomsten uit trainingen tijdig en volledig worden geïnd; het doen van uitgaven, welke het gevolg zijn van toepassing van de Statuten of het Huishoudelijk Reglement, of van uitvoering van besluiten van bestuurs- en/of algemene vergaderingen; het in overleg met de overige bestuursleden opstellen van het financieel verslag van het afgelopen jaar en de balans bij de jaarwisseling, welke stukken tijdens de voorjaarsvergadering worden behandeld en haar goedkeuring nodig heeft als omschreven in Artikel 11 van de Statuten; het in overleg met de overige bestuursleden opstellen van het voorlopig financieel verslag van het lopende jaar en het eventueel opstellen van de begroting voor het komende jaar het op hun verzoek verlenen van inzage aan ieder lid van het dagelijks bestuur en/of de kascontrolecommissie van zijn kas, waarden en bescheiden. Genoemde werkzaamheden kunnen voor een gedeelte worden overgedragen aan een tweede penningmeester en/of aan één van de leden van de vereniging. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester dient binnen 14 dagen de opstelling en presentatie van een tussenbalans, alsmede een controle door de kascontrolecommissie en de overdracht van kas en waarden, boeken en bescheiden aan zijn opvolger, plaats te vinden. Commissies
Artikel 23
Door het bestuur ingestelde commissies, als bedoeld in artikel 10 lid 5 van de Statuten, dienen hun taken en/of opdrachten uit te voeren binnen de hun gegeven bevoegdheden. Deze commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Bij of na het instellen kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van deze commissies worden geregeld of gewijzigd. Deze commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door andere worden vervangen.
Artikel 24
De kascontrolecommissie, als bedoeld in Artikel 11 lid 4 van de Statuten, wordt bij haar benoeming telkens gelden voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de kascontrolecommissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft. Algemene vergadering
Artikel 25
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel als bedoeld in artikel 12 lid 2 sub L van de Statuten, dat tenminste zeven dagen vóór de vergadering schriftelijk bij de secretaris is ingediend.
Artikel 26
Alle op de agenda van de algemene vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Artikel 27
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door tien seniorleden, ereleden en/of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Deze kandidaatstelling geschiedt gelijk met de oproeping tot die algemene vergadering, tenminste veertien dagen tevoren, als bedoeld in artikel 13 lid 1 van de Statuten. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen vóór die algemene vergadering. In spoedeisende gevallen - zulks ter beoordeling van het bestuur - kunnen genoemde termijnen tot respectievelijk zes en drie dagen worden teruggebracht.
Artikel 28
Twee of meer voorstellen kunnen niet gelijktijdig in stemming worden gebracht. Over elk voorstel dient in volgorde van indienen afzonderlijk te worden gestemd, tenzij een later ingediend voorstel - naar de mening van de voorzitter - van verdere strekking is dan een eerder ingediend voorstel. Dit laatste geldt eveneens voor amendementen, die steeds vóór het voorstel in stemming worden gebracht.
Artikel 29
Indien over een bepaald punt mondeling wordt gestemd, stemmen de bestuursleden na de leden, en de voorzitter stemt als laatste.
Artikel 30
Indien over een bepaald punt schriftelijk wordt gestemd, wijst het bestuur drie van de aanwezige leden (geen bestuursleden) aan, die tezamen het stembureau vormen. Bij een schriftelijke stemming worden de volgende stemmen als ongeldig verklaard; blanco briefjes; briefjes, die een zaak of persoon niet duidelijk aanwijzen; briefjes met meer zaken of personen dan het benodigde aantal; briefjes, die voorzien zijn van naam of handtekening. Ongeldige stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd. Introductie
Artikel 31
Leden van de vereniging hebben het recht niet-leden te introduceren voor het beoefenen van de tennissport. Voor de introducé zijn zij verantwoordelijk. Leden mogen maximaal drie keer per jaar introduceren en introducés kunnen ten hoogste drie keer per jaar voor maximaal één dag worden geïntroduceerd. Voor deze introductie moet een door het bestuur vastgesteld bedrag worden betaald (zie ook het baanreglement punt 9) Slotbepaling
Artikel 32
Ieder lid ontvangt desgewenst van de secretaris een exemplaar van het Huishoudelijk Reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.